Schulinventar wie Laptops bequem mit Inventarisierungs Software verwalten

Von der Volksschule bis zu Berufsbildenden Schulen haben alle etwas gemeinsam: Es wird gelehrt, gelernt… und organisiert. Denn neben dem „Hauptgeschäft“ der Lehrenden und der Schule fallen noch zahlreiche administrative Arbeiten an. Einer dieser Bereiche ist die Verwaltung von Schulinventar. Schulleitungen, Stadtverwaltungen und Kommunen müssen nicht nur den vollständigen Überblick über das Equipment ihrer Schulen bewahren, sondern sind auch zur Dokumentation verpflichtet. So müssen sie Aufzeichnungen über das Schulinventar führen, aber auch Termine für ablaufende Software-Lizenzen und Virenschutzprogramme beachten. Will man die Inventarverwaltung mit einer Excel-Liste manuell bewältigen, ergibt sich ein immenser Arbeitsaufwand. Mit einer Inventarisierungssoftware lässt sich dieser jedoch auf ein Minimum reduzieren.

Die Digitale Schule verwalten – eine Herkules-Aufgabe?

Mit dem 8-Punkte-Plan für die Digitalisierung der österreichischen Schulen hat die Bundesregierung den Fahrplan festgelegt, wie digital gestütztes Lernen und Lehren vorangetrieben werden soll. Der Plan beinhaltet unter anderem den Ausbau der schulischen IT-Infrastruktur, also einer leistungsfähigen WLAN-Versorgung, aber auch die Bereitstellung digitaler Endgeräte für Lehrende und Lernende. Die „Digitale Schule“ soll den Schülerinnen und Schülern digitale Kompetenzen und die richtige Nutzung von mobilen Devices zum effektiven Lernen vermitteln. Dazu werden immer mehr Geräte, wie Tablets und Laptops, in das Schulinventar aufgenommen und in den Lern-Alltag integriert.

Inventarisierungssoftware in zahlreichen Schulen angewendet
Inventarisierungssoftware in zahlreichen Schulen angewendet Copyright: Timly Software AG

Doch mit der größeren Anzahl des Equipments steigt natürlich auch der Arbeitsaufwand in der Verwaltung. Lehrerinnen und Lehrer sehen sich nun mit der Aufgabe betraut, Gerätschaften auszugeben, die zudem im Hinblick auf Lizenzen sowie Daten- und Virenschutz kontrolliert und aktuell gehalten werden müssen. Eine umfangreiche Angelegenheit, erst recht, wenn sie sich technisch vielleicht selbst nicht gut genug auskennen. – Und was ist zu tun, wenn eines der hunderten Tablets nicht auffindbar oder defekt ist?

Schulinventar mit cleverer Inventar Software verwalten

Den vollständigen Überblick über das gesamte Schulinventar zu behalten – natürlich auch über Tische, Stühle, Beamer, Bunsenbrenner und vieles mehr – ist daher manuell, mit einer einfachen Liste, kaum effektiv und fehlerfrei lösbar. Abhilfe schafft eine Inventarisierungssoftware zur Erfassung von Schulinventar, wie die des Schweizer Unternehmens Timly Software AG. Mithilfe aufgeklebter QR-Codes werden die Geräte einfach erfasst und katalogisiert. Von nun an können sie am Computer oder mobilen Endgerät jederzeit von den berechtigten Personen abgerufen werden. Entweder man lässt sich in der Timly-Software das gewünschte Schulinventar anzeigen oder man gelangt via Barcode Scanner am Smartphone zu den erfassten Daten. Hier sind nun in einer gesicherten Cloud vom Anschaffungsdatum, über installierte Software und Lizenzlaufzeiten bis hin zum Zustand des Gerätes alle notwendigen Informationen abrufbar. Die Geräte können auch per QR-Code Scan einfach auf Personen, Standorte oder Räume ein- und ausgecheckt werden. Es lassen sich sogar Bedienungsanleitungen und Leistungsmerkmale hinterlegen. Möchte man eine Inventar-Liste als Datei exportieren, lässt man sich einfach eine praktische Ansicht als Excel- oder CSV-Datei auswerfen. Eine Inventarisierungssoftware vereint somit alle nötigen Informationen an einem zentralen Ort, spart Zeit und verhindert Fehler in der Dokumentation.

Digitale Inventarverwaltung in der Praxis

Die Verwendung von Software zur Erfassung von Inventar weitet sich immer mehr aus. In der Wirtschaft wird Inventar-Software beispielsweise schon sehr stark für Großbaustellen eingesetzt, um Werkzeuge und Geräte zu verwalten. Dies ist bei hunderten von Arbeitern und vielen verschiedenen Lieferanten eine enorme Leistung. Das Gebäudetechnik-Unternehmen ELIN GmbH nutzt die Software von Timly, um seine Fahrzeuge, Werkzeuge und Maschinen zu erfassen und zu verwalten. Die ELIN GmbH hat ihren Ursprung im steirischen Weiz und ist inzwischen in zahlreichen Städten Österreichs tätig, wie in Graz, Linz und Wien, aber auch in Deutschland und Tschechien.

Die digitale Inventarisierungssoftware für Schulen und Ämter
Die digitale Inventarisierungssoftware für Schulen und Ämter Copyright: Jeswin Thomas – Unsplash

Durch die vielen Standorte entsteht ein immenser administrativer Aufwand, der aber mithilfe der Inventarisierungssoftware Timly effektiv bearbeitet werden kann. In der Praxis werden von ELIN vor allem die intuitive Handhabung geschätzt sowie die gute Nachvollziehbarkeit an welchen Standorten sich welche Fahrzeuge und Maschinen derzeit befinden. Im Kern unterscheidet sich die Inventarverwaltung in Wirtschaftsunternehmen jedoch nicht wesentlich von der in Schulen. So werden in Deutschland in diesem Jahr bereits rund 100 Schulen mit der Timly Inventarisierungssoftware ausgestattet. In der Schweiz startet bald das Realgymnasium Rämibühl in Zürich damit, sein Schulinventar mittels Timly-App zu verwalten. Somit schreitet die Digitalisierung der Bildung immer mehr voran, ohne an den administrativen Aufgaben zu scheitern, die größere Menge an IT-Geräten mit sich bringt. – Und Lehrende können sich wieder mehr auf ihre Kernaufgabe, die Weitergabe von Wissen, konzentrieren.

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